Subsidie verantwoorden

Uw activiteiten zijn klaar en u ontving voor deze activiteiten subsidie van de gemeente. Dan moet u meestal de subsidie voor deze activiteiten verantwoorden. 

Stap 1: U levert op tijd een complete verantwoording aan (aanvraag tot vaststelling) via MijnAlkmaar. In de brief (beschikking) die u na uw subsidieaanvraag heeft ontvangen, staat hoe en wanneer u precies de verantwoording aanlevert. 

Stap 2: U ontvangt een ontvangstbevestiging per e-mail met een zaaknummer (uw dossier).   

Stap 3: Is uw verantwoording op tijd en compleet? Dan beoordeelt de gemeente uw verantwoording meestal binnen 13 of 22 weken. Dit hangt af van de hoogte van het subsidiebedrag dat u gekregen heeft. 

Bent u te laat of stuurt u ons geen complete verantwoording, dan kan dit gevolgen hebben voor de hoogte van uw definitieve subsidiebedrag. 

Stap 4:
U ontvangt een brief (beschikking). Hierin staat:  

• of alle activiteiten zijn verricht   

• de hoogte van het definitieve subsidiebedrag  

• Eventueel: het bedrag dat door u terugbetaald moet worden.
  Als niet alle activiteiten zijn uitgevoerd of u bent de verplichtingen niet nagekomen dan kan de gemeente u vragen om (een deel van) de subsidie terug te betalen. 

Subsidies tot en met een bedrag van € 10.000,- worden in principe direct vastgesteld. U hoeft hiervoor geen verantwoording af te leggen. De gemeente gaat ervan uit dat u de subsidie op een juiste wijze besteedt. De subsidieontvanger moet, wanneer wij daar om vragen, aantonen dat de activiteit is uitgevoerd en aan de verplichtingen is voldaan. Gaat de activiteit waarvoor de subsidie is verstrekt niet door, dan meldt u dit binnen 2 weken via MijnAlkmaar. 

Heeft u een subsidie ontvangen tussen de € 10.000,- en € 50.000,-? Dan geldt een verantwoording over prestaties. U stuurt hierover de volgende documenten op:

• Een financieel verslag met een overzicht van de inkomsten en uitgaven
• Een verslag over de activiteiten van het afgelopen subsidiejaar

Heeft u een subsidie ontvangen van meer dan € 50.000,- maar tot en met € 250.000,-? Dan geldt een verantwoording over prestaties en kosten. U toont aan dat de activiteiten waarvoor subsidie is verleend, zijn uitgevoerd. U stuurt hierover de volgende documenten op:

• Een financieel verslag met een overzicht van de inkomsten en uitgaven
• Een inhoudelijk verslag over de uitgevoerde activiteiten (hierin wordt ook de doelmatigheid en de doeltreffendheid van de verleende subsidie verantwoord)
• Een balans van het afgelopen subsidietijdvak met een toelichting
• Er kan mogelijk om een controleverklaring van de accountant gevraagd worden

Bekijk het verantwoordings- en accountantsprotocol voor een uitgebreide uitleg over de manier hoe u zich verantwoordt.

Heeft u een subsidie ontvangen van meer dan € 250.000,-? Dan geldt een verantwoording over prestaties en kosten. U toont aan dat de activiteiten waarvoor subsidie is verleend, zijn uitgevoerd. U stuurt hierover de volgende documenten op:

• Een financieel verslag met een overzicht van de inkomsten en uitgaven
• Een inhoudelijk verslag over de uitgevoerde activiteiten (hierin wordt ook de doelmatigheid en de doeltreffendheid van de verleende subsidie verantwoord)
• Een balans van het afgelopen subsidietijdvak met een toelichting
• Een controleverklaring van de accountant

Bekijk het verantwoordings- en accountantsprotocol voor een uitgebreide uitleg over de manier hoe u zich verantwoordt.